Crowd control bij evenementen: de uitdagingen en het belang van samenwerken

Bij grote, stedelijke buitenevenementen zoals festivals en jaarmarkten, heeft de gemeente vaak een flinke taak aan het beheersen van de publieksstromen. Er moet een goed hekwerk komen, bijvoorbeeld in de vorm van dranghekken om mensen tegen te houden en op strategische plekken worden neergezet. Op basis van de activiteiten en het verwachte publiek, moeten de gevolgen voor de openbare orde en veiligheid vooraf worden ingeschat. De capaciteit van parkeerplaatsen, openbaar vervoer en stations en omgevingskenmerken als looproutes en eventuele risico’s moeten in kaart worden gebracht. Waar de politie de orde en veiligheid handhaaft tijdens het evenement, is het aan de gemeente de taak er vooraf alles aan te doen om de massa veilig te sturen. Lees hier wat de grootste uitdagingen zijn en wat het belang is van publiek-private samenwerking.

Wel of niet verantwoordelijk?

Je ziet steeds vaker dat gemeenten ervoor kiezen om zich niet meer actief op te stellen als organisator van lokale evenementen. Naast de druk om binnen de gemeente de beschikbare capaciteit te vinden, zijn gemeentes ook terughoudend met het verlenen van vergunningen aan zichzelf, omdat dit tot onzuivere afwegingen op het gebied van openbare orde en veiligheid zou kunnen leiden. Ze streven naar een werkbaar model waarin ze wel de regie behouden, maar niet zelf de organisator zijn. Dit leidt vaak tot een privaat collectief dat een overkoepelende aanvraag indient, waarna de gemeente de plannen beoordeelt. Zelfs wanneer er wel een organisator is, blijft het een uitdaging om de volledige verantwoordelijkheid voor het beheersen van hinder, openbare orde en veiligheid tijdens een stedelijk evenement volledig over te laten aan een private partij. Want tot waar strekt die verantwoordelijkheid? Alleen tot de dranghekken van het evenement? Of ook het openbaar vervoer, de looproutes en de horecagelegenheden na afloop van het evenement?

Samenwerking

Een effectieve aanpak voor het organiseren en coördineren van openbare stedelijke evenementen draait vaak om een nauwe samenwerking tussen de gemeente, organisatoren, horeca, politie en andere betrokkenen. Een goed gecoördineerde publiek-private samenwerking (PPS), waarbij de gemeente een leidende rol speelt, is het meest succesvol gebleken bij het organiseren van dit type evenementen. Voor goed crowd management is een duidelijke afstemming en een integrale aanpak en zo min mogelijk eilandjes die los van elkaar opereren van groot belang. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de PPS-partners in een vroeg stadium samen scenario’s doornemen, zoals het verwachte aantal bezoekers en hoe om te gaan met overvolle locaties of onvoorziene omstandigheden. Dit biedt het team dat het evenement organiseert een beter begrip en handelingsperspectief bij cruciale beslismomenten op de dag van het evenement zelf.

Taken van de gemeente

Over het algemeen zijn gemeenten goed in staat om in het crowd management van stedelijke evenementen een aantal taken op te pakken - ook als zij niet zelf de organisator zijn. Zij kunnen bij uitstek de publiekscapaciteit van locaties analyseren, het beoordelen van de impact op verkeer en bereikbaarheid beoordelen en samenwerking met alle betrokken partijen initiëren, om alle verwachtingen, mogelijkheden en (nood)scenario’s door te nemen. Ook is het het meest logisch dat de gemeente het mobiliteitsmanagement en de publiekscommunicatie omtrent het evenement voor zijn rekening neemt. Kortom, gemeenten kunnen veel taken zelf uitvoeren als het gaat om crowd control bij evenementen en spelen nog steeds vaak een leidende rol, maar een goede publiek-private samenwerking is van cruciaal belang om er een veilig en geslaagd evenement van te maken.